12 actions clés pour déléguer efficacement

Le défi le plus difficile à relever pour ceux qui accèdent une position managériale, consiste à apprendre à optimiser leur temps en délégant à bon escient les tâches où ils n’ont pas une réelle valeur ajoutée.

Vous devez vraiment croire que le temps consacré à la planification, à la délégation et à la formation des autres est non seulement bien dépensé, mais également essentiel. L’état d’esprit qui prévalait en vous disant « C’est plus facile de le faire moi-même » n’a plus lieu d’être.

Tout en vous appuyant sur les compétences qui vous ont si bien servi dans le passé, vous devrez maîtriser un nouvel ensemble de compétences pour réussir à ce niveau de responsabilité. Vous devrez apprendre à diagnostiquer les forces et les faiblesses de chaque individu pour pouvoir développer des stratégies permettant de maximiser les talents de ceux qui vous entourent. Afin de maintenir le niveau d’excellence de votre propre travail, vous devrez former, motiver et coacher les autres.

Obstacles à la délégation

C’est facile d’être frustré par le travail réalisé par les plus jeunes. Même si vous n’êtes pas perfectionniste, vous pensez probablement que vous pouvez mieux faire le travail et plus rapidement. Et à court terme, c’est vrai sans aucun doute. Cependant, une délégation efficace nécessite une perte de temps à court terme pour atteindre les objectifs essentiels à long terme. Lorsque vous êtes limité par le temps, c’est facile de perdre de vue le bénéfice potentiel du développement de votre équipe.

Pour de nombreux professionnels, c’est plus difficile de déléguer lorsque le niveau d’activité est faible. Pourtant, lorsque la conjoncture est plus difficile, c’est préférable de passer son temps à générer des opportunités pour le business.

Les managers débutants craignent souvent de perdre le contrôle en déléguant à des collaborateurs. Il faut du temps et de l’expérience pour apprendre que vous prenez réellement le contrôle en déléguant.

Une façon de vous aider à surmonter ces obstacles est de faire appel à un coach pour vous aider à maîtriser l’art de la délégation. Une fois que vous voyez les résultats de ce type de leadership, vous serez probablement convaincu.

Un test rapide pour mesurer vos aptitudes à déléguer

• Quel pourcentage de votre temps de travail professionnel est consacré aux tâches qu’une personne moins expérimentée pourrait faire si elle était formée pour bien la gérer ?
• Voyez-vous les questions de vos collaborateurs directs comme des interruptions ?
• Lorsque vous recevez le travail d’un collaborateur, corrigez-vous les erreurs vous-même ou le formez-vous plutôt sur la manière de le faire correctement ?
• Avez-vous tendance à blâmer vos collaborateurs pour leurs erreurs et leurs échecs ?
• Assumez-vous pleinement et sincèrement la réussite des collaborateurs qui travaillent pour vous ?
• Définissez-vous la délégation comme une affectation des tâches ?

Déléguer efficacement

La délégation efficace est une activité beaucoup plus complexe que la simple affectation des tâches. Si vous souhaitez profiter des avantages, vous devez maîtriser les compétences suivantes:

1. Ajustez votre attitude. Sortez de votre esprit que vous êtes le seul contributeur. Rappelez-vous qu’il est maintenant de votre devoir de faire travailler les autres. Pensez à long terme. Faites de la délégation un objectif majeur de votre carrière et prenez le temps de la maîtriser. Vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas le faire. Pour réussir professionnellement vous devez savoir déléguer. Si vous ne maîtrisez pas ces compétences, vous finirez par faire un burn-out ou par consacrer toute votre carrière à faire le travail de quelqu’un d’autre.
2. Décidez quels types de travail déléguer. Pour la plupart des gens, 80% de leur productivité provient de 20% de leurs efforts. Concentrez vos efforts sur les 20% qui produisent le plus grand bénéfice au niveau de responsabilités où vous êtes. Faites une liste de toutes les activités qui vous occupent, déterminez celles que vous êtes le seul à pouvoir faire et déléguez le reste.
3. Développez des relations avec les membres de votre équipe. Pour être efficace dans la délégation, c’est essentiel de créer des relations de confiance, de respect, d’objectif commun et de soutien mutuel avec les membres de votre équipe. Les collaborateurs seront beaucoup plus engagés à donner le meilleur d’eux-mêmes pour quelqu’un de confiance qui s’intéresse à eux. Prenez le temps de découvrir les objectifs professionnels de vos collaborateurs. En ayant une idée claire de leurs forces et de leurs besoins en matière de développement professionnel, vous pouvez assigner des tâches bien adaptées à chacun d’entre eux.
4. Planifiez attentivement. Ne distribuez pas les tâches au hasard. Pour chaque tâche pensez à qui elle convient le mieux et assurez-vous que chaque personne a le temps de respecter les délais impartis.
5. Motivez-les en les impliquant. Vous obtiendrez la meilleure qualité de travail des personnes se sentant personnellement impliquées dans un dossier ou un projet. Ne vous contentez pas d’assigner une tâche, donnez à vos collaborateurs la responsabilité d’une partie du dossier/projet et assurez-vous qu’ils voient comment leur contribution s’intègre dans l’ensemble. Sollicitez leurs suggestions sur la façon d’accomplir la tâche le plus efficacement possible. Exprimez votre confiance en leurs capacités et attribuez-leur un travail stimulant dans la limite de leurs capacités.
6. Communiquez avec précision. Assurez-vous que vos attentes soient vraiment claires. Expliquez les résultats que vous attendez de manière spécifique et mesurable. Convenez d’un calendrier et d’une date limite. Indiquez clairement à votre collaborateur le niveau d’autonomie que vous lui déléguez.
7. Surveillez les performances. La dernière chose dont vous avez besoin est de recevoir un travail insatisfaisant à la dernière minute. Planifiez un protocole de communication au moment où vous attribuez la tâche et convenez des moments auxquels vous souhaitez faire part de vos commentaires, à la fois par email et en face à face. Assurez-vous de prévoir du temps suffisant pour les révisions en fonction de vos commentaires. Tout en surveillant les progrès, vous devez faire attention à ne pas micro-manager le travail. Vous devrez trouver le juste équilibre entre soutien et interférences dans le travail confié.
8. Soyez accessible. C’est essentiel que votre équipe vous perçoive comme étant disponible pour de l’assistance et des questions, même si vous êtes en déplacement. Être disponible, c’est également gérer au mieux son propre stress afin de rester émotionnellement disponible pour les collaborateurs que vous essayez de former.
9. Coachez. Donner du feedback précis, honnête et pertinent constitue le meilleur moyen de développer les compétences de vos collaborateurs. C’est dans l’intérêt de personne d’attendre le moment de l’évaluation pour annoncer une mauvaise nouvelle. Si vous recevez un travail médiocre, encouragez le collaborateur à vous dire ce qui nuit à sa performance voire comment il pourrait améliorer son travail.
10. Traiter les erreurs de manière productive. Vos collaborateurs apprendront et se développeront en faisant des erreurs. Essayer de préférence de faire part de vos remarques de cette façon :
    1. Faites une suggestion.
    2. Donnez 2 raisons pourquoi vous pensez que c’est une bonne idée.
    3. Faites un commentaire général positif sur la personne, ses capacités, etc.
    4. Recueillez les idées du collaborateur sur la manière d’apporter des améliorations. Une fois que le collaborateur a amélioré son travail, vous pouvez examiner ensemble les raisons pour lesquelles le résultat n’a pas répondu aux attentes. Considérez la possibilité que vos instructions étaient moins claires que vous ne le pensiez ou que vous aviez surestimé les compétences de votre collaborateur. Rappelez-vous que si vous coachez, le but de la discussion est d’apprendre et non pas de blâmer. Surtout, évitez de donner votre impulsion pour corriger les erreurs vous-même. Si votre protocole de suivi permettait le temps nécessaire, vous auriez pu identifier le problème suffisamment tôt pour permettre les révisions nécessaires. Un collaborateur devient très vite démoralisé lorsque vous lui communiquez que son travail est insatisfaisant et que vous le corrigez vous-même.
11. Responsabilisez. Surmontez toute tendance à l’évitement des conflits. Vous formez des collaborateurs pour qu’ils soient attentifs et engagés dans leur travail. La dureté est inutile, mais parfois, le leadership exige de dire des choses que d’autres préfèrent ne pas entendre.
12. Reconnaissez les contributions individuelles. De nombreuses études indiquent que les personnes qui reçoivent de la reconnaissance régulièrement sont plus engagées, productives et susceptibles de rester au sein de l’organisation où elles travaillent. Sortez de la manie de penser « pas de nouvelles, bonnes nouvelles ». Pensez à féliciter vos collaborateurs et à reconnaître leur contribution de façon significative et distincte.

Alors, je vous invite à mettre en œuvre ces recommandations pour gagner en efficacité dans votre délégation et n’hésitez pas à me faire part de vos commentaires ou questions.