9 listes pour améliorer la gestion du temps des avocats

Je ne doute pas que vous ayez déjà en ce moment une sorte de liste “à faire“ sur votre ordinateur ou sur votre smartphone, voire quelques applications bien utiles. Et pourtant, je me retrouve souvent à conseiller des avocats sur l’optimisation de leur gestion du temps.

Dans cet article, je vous suggère plusieurs types de listes ayant différentes fonctions et différentes manières de les gérer, ainsi qu’une brève description de leurs avantages.

1. Liste “À faire“ 

Si votre bureau contient une pile de documents, vous l’utilisez probablement comme liste de tâches à effectuer. Ce n’est pas très efficace et ça risque de contenir quelques bombes à retardement. Nous avons tous plus à faire en une journée que ce que nous pouvons accomplir et, probablement plus que ce que nous pouvons retenir de ce qu’il nous reste à faire. Même si votre liste risque d’être extrêmement longue, sortez-la de votre tête, de cette pile de papier et rédigez-la. Ceci vous permettra d’avoir moins d’échéances et de promesses qui passeront à la trappe. Une fois que vous vous serez habitué à l’effort de rédiger et de mettre à jour cette longue liste, vous vous sentirez moins stressé en sachant que vous n’avez rien oublié.

2. Liste des priorités 

Comme votre liste de tâches à faire est trop longue, vous avez besoin d’une liste des priorités. À la fin de la journée (ou au début, à votre convenance), dressez une liste des trois choses les plus importantes que vous pourrez accomplir le lendemain (ou le jour même). Cette liste des priorités vous aidera à garder le cap lorsqu’une myriade de tâches moins importantes viendront interférer. Ne choisissez pas plus de trois priorités, car le fait de réussir à les faire chaque jour vous aide à garder votre énergie. Une nouvelle priorité inattendue apparaîtra presque toujours, ce qui aura un impact négatif sur la gestion de votre temps. Une fois que vous avez réellement terminé vos trois priorités, vous pouvez créer une nouvelle liste de priorités. Alternativement, vous pouvez aussi vous récompenser en rentrant plus tôt chez vous pour une fois.

3. Liste des prochaines actions 

Après examen, vous constaterez que de nombreux éléments de votre liste de tâches comportent plusieurs étapes. Ces éléments sont les projets ou dossiers que vous semblez ne pas arriver à traiter. Pour vous en sortir, décomposez chacun de ces projets ou dossiers en différentes parties et identifiez l’action suivante pour chacun. Vous pouvez ensuite choisir parmi cette liste lorsque vous créez votre liste des priorités.

4. Liste des actions à déléguer 

Le moyen le plus rapide de libérer votre bureau de quelque chose est de le déléguer à quelqu’un d’autre. Lorsque votre liste de tâches à faire est trop longue, examinez-la attentivement pour rechercher tout dossier ou partie de dossier que vous pouvez déléguer à quelqu’un d’autre. Lorsque je parcoure une longue liste de tâches avec un client, nous trouvons presque toujours plusieurs choses pouvant être déléguées à une autre personne, tout au moins dans leur phase initiale. La rédaction et la révision sont souvent plus faciles que la phase de démarrage.

5. Liste des tâches assignées 

Une fois que vous avez délégué des tâches à d’autres personnes, vous devez savoir si le travail est effectué dans les délais impartis. Certains outils bureautiques vous permettent d’attribuer des tâches et de définir leur date d’échéance. Ils peuvent également vous envoyer une notification lorsque le destinataire indique que la tâche est terminée. Il existe également des logiciels de gestion de projet qui peuvent faciliter la collaboration entre plusieurs membres d’une équipe à se tenir au courant du statut de chaque élément du projet ou dossier.

6. Listes de contrôle pour la gestion du temps 

Des études démontrent que même lorsqu’ils effectuent des tâches courantes, les professionnels qui utilisent des listes de contrôle font moins d’erreurs. En plus de vous aider à être plus efficace, une liste de contrôle pour une tâche récurrente vous permet de déléguer celle-ci plus facilement à quelqu’un d’autre. Vous pouvez également utiliser la liste de contrôle pour examiner le statut du dossier attribué.

7. Listes mémorandum

La plupart des documents que vous créez peuvent en réalité contenir une liste mémorandum qui résume et vous permet de vous rappeler toutes les tâches à accomplir pour mener à bien le projet ou le dossier. Commencez par créer ce document afin que vous puissiez l’utiliser comme liste de vérification ensuite.

8. Liste “Un jour peut-être“ 

Capturez les idées lumineuses qui vous viennent pendant que vous êtes sous la douche, en vous promenant ou en rêvassant. C’est possible que vous n’arriviez jamais à les mettre en œuvre, mais vous ne voulez pas perdre ces idées au cas où. Si vous avez quelque chose sur vos précédentes listes à faire qui y traîne depuis plusieurs mois, c’est peut-être que vous n’y êtes vraiment pas si attaché. Diminuez cette liste de tâches en transférant cet élément vers la liste “Un jour peut-être“. 

9. Liste « En attente » 

Combien de fois avez-vous demandé à un client des informations, pour produire un document ou pour signer et renvoyer quelque chose ? Vous avez peut-être clôturé une transaction il y a un mois, mais vous n’avez toujours pas reçu les actes enregistrés de la part du bureau du greffier. En gardant une liste des choses que vous attendez, vous pouvez éviter une course folle à la dernière minute ou une poursuite pour faute professionnelle pour manque de suivi.

Choisissez ce qui vous convient parmi ces suggestions pour améliorer la gestion du temps des avocats. Ne laissez pas l’établissement des listes devenir une excuse pour remettre l’action à plus tard. Assurez-vous cependant que vos listes rendent votre pratique plus efficace au lieu de la rendre encore plus complexe.

N’hésitez pas à partager vos commentaires ou suggestions et à me contacter pour quelque question que ce soit.